FEA Funcionários - Documentos bem guardados

Novas estantes deslizantes facilitam o armazenamento e descarte de documentos

    A SEÇÃO DE PROTOCOLO E ARQUIVO DA FEA ESTÁ INCORPORANDO UMA SÉRIE DE INOVAÇÕES EM SEUS PROCESSOS DE TRABALHO VIABILIZADAS PELA AQUISIÇÃO DE MODERNOS EQUIPAMENTOS, PELA OCUPAÇÃO DE NOVOS ESPAÇOS E PELO TREINAMENTO DE SUA EQUIPE. O objetivo é facilitar e melhorar o armazenamento de documentos dos diversos setores da Faculdade.

    O arquivo intermediário, hoje localizado no FEA 6, será transferido para uma sala do FEA 1, mais próxima do espaço administrativo, mudança que diminuirá o tempo de busca e localização de documentos. O espaço aberto no prédio FEA 6 será utilizado pela área do Patrimônio.

    Além de contar com novas estantes deslizantes, que facilitam muito as atividades cotidianas, os funcionários aplicaram o 5S. Tudo com a finalidade de organizar melhor os documentos, facilitar as buscas e eliminar boa parte dos materiais hoje guardados. Esse processo obedece a tabela de temporalidade (ver quadro), que disciplina a armazenagem e descarte de documentos. Jordelino de Oliveira, supervisor administrativo da Seção, utiliza essa tabela para reorganizar formulários de controle e contratos. “Vamos classificar os processos por ano e, com o tempo, eliminá-los”, diz ele. Segundo Jordelino, processos como os do setor Financeiro ficam na FEA durante dez anos à disposição do Tribunal de Contas de São Paulo e depois podem ser incinerados.

    Certos documentos não podem ser destruídos, como os contratos de docentes e funcionários, processos de afastamento, diplomas de pós-graduação e de graduação, explica Jordelino, que no início de outubro participou ao lado de seus colegas do curso “Gestão de Documentos – Procedimentos de Protocolo”.

OS 5S NO DIA-A-DIA DA FEA

    São somente cinco palavras do vocabulário japonês, ligadas à administração com qualidade, que aos poucos estão entrando no dia-a-dia dos funcionários da FEA. Segundo Lu Medeiros, assistente técnica de direção para Área e Comunicação de Desenvolvimento, “a metodologia 5S é um princípio da qualidade que permite reorganizar os processos no local de trabalho”. Jordelino também acha que os 5S são fundamentais. Veja abaixo o que eles significam.

Seiri (descarte) – Verifique a freqüência de utilização de materiais e ferramentas. Se for constante, mantenha bem próximo a você. Se for ocasional, deixe em local de acesso rápido. No arquivo, armário ou depósito vão os materiais de uso raro.

Seiton (organização) – Identifique tudo e guarde em seus devidos lugares para ganhar
espaço e encontrar o que você procura com mais facilidade.

Seisso (limpeza) – Mantenha limpo o local de trabalho e veja se o que vai ser usado no dia seguinte está organizado.

Seiketsu (higiene) – Uma boa indicação dos locais e a eliminação de eventuais condições que possam causar erros ou acidentes é um dos pontos do Seiketsu.

Sitsuke (ordem mantida) – Se você já pratica os S acima, o conceito Sitsuke sugere
que você mantenha o que está sendo feito. É hora de aprender novas tarefas e evoluir em seus conhecimentos.

 
Seção Documentos gerados /Tempo de arquivamento Destino dos documentos
Almoxarifado
                     - Notas fiscais: 5 anos 
                     - Requisição de materiais: 1 ano
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Compras Pedido de compras: 1 ano Eliminar
Pessoal        - Processos individuais de contratação de servidores (originais): Enquanto o funcionário permanecer na unidade 
        - Processos de pagamento de horas-extras: 10 anos
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Manutenção Requisição de manutenção / material: 1 Eliminar
Diretoria Processo de concurso de docente e livre-docente: 5 anos Preservar
Cultura e Extensão Universitária Atas de realização de eventos: 5 anos Preservar
 

Data do Conteúdo: 
segunda-feira, 1 Outubro, 2007

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